Cumpla con la LGCG!

La Contabilidad Gubernamental debe de procesarse según lo indica la normatividad del CONAC que fija características para el registro y emisión de información propias de herramientas informáticas conocidas como Sistemas Integrados de Información Financiera. Entre ellas, el registro e interrelación automática de las transacciones presupuestarias y contables, el registro único y la operación y generación de información en tiempo real.

Esto quiere decir que los registros contables deben de generarse desde el proceso administrativo y en forma automática generar tanto el registro contable como la afectación presupuestal en el momento contable que establece la Ley. Es decir, “No debe haber captura de pólizas” si estas no son extra presupuestales. Esto conlleva a la necesidad de que el sistema sea totalmente amigable para que pueda ser operado por las personas que llevan a cabo las operaciones administrativas, tal como las llevan a cabo actualmente, es decir, que no sea necesario que los operadores del sistema sean contadores públicos o con experiencia profesional en esta actividad contable y lo más importante con CONFFYA® - SCG no será necesario cambiar de personal y sobre todo no será necesario que sea el departamento contable el que lleve a cabo los registros contables y caer nuevamente en el paradigma de la captura de pólizas, hecho que aleja la operación contable de la normatividad armonizadora como lo veremos más adelante.

Hay entidades en donde toda la administración de la entidad  (pequeñas) se encuentra en un solo edificio en donde se llevan a cabo la totalidad de las actividades administrativas que forman los llamados en la normatividad del CONAC, momentos contables, en estos casos el sistema CONFFYA®  - SCG, puede trabajar con una sola máquina, si todas las actividades registrables las lleva a cabo una sola persona, sin embargo, si las actividades de órdenes de compra,  recepción de las facturas por compra de bienes y servicios, la autorización del pago y el propio pago las llevan a cabo  personas diferentes, se requieren de varias máquinas en virtud de que dichas actividades las deberá de registrar la persona que lleva a cabo cada una de esas actividades, si está en un mismo edificio, a través de una interconexión interna de las computadoras.

Sin embargo, si la entidad cuenta con oficinas que se encuentren en diferentes ubicaciones o edificios fuera del edificio central, requerirá del servicio de internet  y su correlativo servidor para interconectar las diferentes oficinas y que los  movimientos registrables o momentos contables, al registrarse queden aplicados en tiempo real y por las personas que las lleven a cabo y no se tenga que enviar toda la documentación al departamento contable para su registro como es el paradigma tan difícil de erradicar.

Todas las entidades, tanto públicas como privadas llevan a cabo operaciones administrativas para la adquisición de bienes o servicios ya sea para venta o para consumo, estas operaciones generalmente son la elaboración de pedidos u órdenes de compra, reciben posteriormente las facturas ya sean electrónicas o en papel como recordatorio de pago, alguna persona con atribuciones de autorizar pagos, autoriza el pago y otra persona elabora el cheque o transfiere el efectivo al proveedor de esos bienes o servicios.

La persona que hace los pedidos, sin saberlo registra en el presupuesto lo que la normatividad define como momento contable COMPROMETIDO, esta persona realizará su trabajo como siempre, no requiere saber de momentos contables, solo al igual que todos es registrar dentro del sistema la operación o transacción que realiza, en este caso el pedido que lleva a cabo, de igual forma las personas que reciben las facturas, al momento de hacerlo elaboran dicha recepción dentro del sistema para generar un contra recibo, de igual forma esta persona no sabe que su registro está generando el momento contable de DEVENGADO, en el cual también está registrando en la contabilidad el pasivo correspondiente.

La autorización del pago será el momento contable del EJERCIDO  y al igual que en las otras transacciones administrativas la persona que lo autoriza no requiere saber el nombre de este momento contable que marca la normatividad armonizadora, sin embargo, esta operación administrativa es casi seguro que será diferente a como se lleva a cabo en la actualidad en donde firman una serie de personas un documento e inclusive llevan varios sellos, este procedimiento puede seguirse haciendo, sin embargo, ese formato de autorización deberá de ser registrado dentro del sistema.

Por último y de igual forma tenemos el momento contable PAGADO que se ejecuta al momento de elaborar el cheque dentro del sistema o capturar la transferencia bancaria, esta acción además de generar el registro del momento contable presupuestal, lleva a cabo la cancelación del pasivo correspondiente.

Otro punto, QUIZÁ EL MÁS IMPORTANTE a considerar es la estructura presupuestal, que dicho sea de paso es el meollo de la implementación del sistema, ya que no se puede manejar una contabilidad presupuestal sin presupuesto y lógicamente con una estructura especifica como lo marca la página 10 del capítulo segundo del manual de contabilidad, sin la cual, no podrían generarse los reportes presupuestales armonizados que marca dicho manual. Este es el problema principal de la implementación ya que en un gran porcentaje por no decir el 100% de los casos LAS ENTIDADES carecen de esta estructura obligatoria, la mayoría de entidades consideran como presupuesto solamente al elemento del objeto del gasto o partida dejando sin efecto todos los demás elementos de la estructura. Este problema que es  mayúsculo y causado por la falta de planeación en la capacitación que se ha impartido hasta el momento como ya explicamos, CAME® lo salva con la experiencia que ya tenemos en la implementación de sistemas presupuestales ya que le apoyamos a estructurarlo como lo exige la Ley; regresando al tema de la estructura presupuestal, esta nos obliga a considerar los elementos armonizados marcados en la figura anterior  con una palomita y quedarían pendientes las mercada con una X que le pertenecen a las entidades según lo marquen sus reglamentos, estatutos (UR) y planes de desarrollo (PROGRAMAS,  PROYECTOS y MIR)

Una vez que tenemos estructurado y armado el presupuesto de la entidad en una base de datos de hoja de cálculo o de otro sistema de elaboración de presupuestos, procedemos a cargarlo o importarlo al sistema mediante una opción en forma automática. Veamos algunas otras facilidades adicionales a la carga del presupuesto que al respecto nos permite el sistema.

Según la entidad haya elaborado el presupuesto en cuanto al importe del mismo, el sistema si encuentra en la hoja de cálculo una sola columna de importe lo divide entre 12 y ajusta el importe en el mes de diciembre. Sin embargo, si la hoja de cálculo del presupuesto a cargar contiene los importes en forma mensual el sistema los importa de esa forma.

Estas opciones, además de permitirnos cargar en el sistema los presupuestos de Ingresos y Egresos de la entidad, partiendo de la CLAVE PRESUPUESTAL o PRESUPUESTARIA también nos permite crear la cuenta contable de orden correspondiente al presupuesto, por ejemplo, en el caso de egresos crea las cuentas 821 (Autorizado) a la 827 (Pagado) adicionándole a cada una de ellas y anteponiendo las cuentas acumulativas mencionadas es decir, si hay 100 claves presupuestales, el sistema crea en automático 700 cuentas de orden a fin de recibir en ellas los movimientos de los momentos contables presupuestales sin necesidad de entrar al Plan de cuentas a darlas de alta.

A partir de la carga de los presupuestos en el sistema, ya se puede iniciar la operación del mismo para que sea receptáculo de las operaciones de registro y control del ACTIVO FIJO o bienes como les denomina el CONAC, control de la Obra Pública con el reporte de Avance Físico/Financiero. Cabe hacer mención que el sistema desde su inicio cuenta con la importación de los archivos XML con su correspondiente validación con el SAT a fin de considerar la comprobación de las operaciones ya que se anexa a la póliza tal como lo exige el CONAC, (Ningún otro sistema cuenta con esta opción) por lo que no nos referiremos más a la parte general con que cuenta el Sistema por exigencia, solo indicaremos a continuación las utilidades con que a diferencia de otros sistema cuenta CONFFYA®  - SCG.

El valor agregado en el sistema CONFFYA® -SCG es en base a la experiencia en automatización de las operaciones registrables en los sistemas contables, siguiendo siempre con la idea de que los operadores de los sistemas transaccionales no siempre son contadores públicos y sobre todo la carencia de conocimiento de los Contadores públicos en la contabilidad gubernamental por la falta de capacitación de este tipo de contabilidad en las universidades de nuestro país y por la falta de permanencia de estos por los cortos periodos de operación administrativa de la autoridad y los cambios de personal que esto contrae
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1.- Cuenta con Plantillas dependiendo de las desagregaciones que lleven a cabo los diferentes organismos o CONAC LOCALES.

2.- Cuenta con el uso de MARCAS para indicar la falta o cumplimiento de los requisitos fiscales de los comprobantes, inclusive en automático la registra, si estos comprobantes vienen en formato XML. Genera Reportes.

3.- Cuenta con el uso de ATRIBUTOS para indicar la falta ocumplimiento de los requisitos DE CONTROL INTERNO (firmas autógrafas, servicio o bienes recibidos, etc.) de las operaciones registrables. Genera Reportes y es muy importante para prever observaciones de la autoridad fiscalizadora.

4.-  Cambio de la Estructura de los Estados financieros de acuerdo a diferentes (15) niveles de cuentas.

5.-  Textos a integrar dentro de los diferentes Estados Financieros.

6.- Estructuras presupuestales ajustables de acuerdo a las necesidades de las diferentes Entidades Federativas, por las diferentes desagregaciones de los CONAC LOCALES. (En especial para las Para estatales donde existe un gran problema para sus estructuras presupuestales).

7.- Matriz de conversión para un muy fácil control del Activo Fijo o Bienes muebles e Inmuebles, en cuanto a la correlación de sus cuentas de alta, de cargo y abono de sus correlativas depreciaciones, % de depreciación, etc.).

8.-  Arrastre de los saldos iniciales del ejercicio en forma continua para el no atraso de la contabilidad del ejercicio siguiente, sin requerir del cierre final del ejercicio anterior.

9.-  Saldos de ejercicios anteriores en automático para los estados Financieros comparativos.

10.- Asignación de Cuentas a Movimientos o Matriz de Conversión, muy fácil de manejar y modificar de acuerdo a las sub y sub sub cuentas de los requerimientos de los CONAC LOCALES.

11.- Asignación Masiva de Cuentas. - Por ejemplo, para proveedores de bienes y Servicios o Contratistas de Obra Pública ya sea de Bienes Públicos o Bienes Propios y sus correlativos anticipos que, al darlos de alta en las dependencias operativas, no cuentan con un número de cuenta contable (Probado con 2600 altas en 7 segundos), sin necesidad de que el departamento contable entre al catálogo de cuentas a dar de alta una por una
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12.- Cuentas Colectivas, que corresponde a un auxiliar administrativo de estas (Proveedores, Contratistas, etc.) con campos para captura de registro de proveedores, de contratista, de plazos y descuentos por pronto pago, etc.

13.- Herramientas para depurar el catálogo de cuentas para eliminar cuentas que no se han utilizado durante el año y tienen saldo en cero, para analizar cuentas con saldo diferente a su naturaleza, cuentas que no descargan correctamente a sus cuentas acumulativas del nivel superior, etc.

14.- Posibilidad de “RESTRUCTURAR EL CATÁLOGO DE CUENTAS”, para cuando hemos cometido errores y requerimos restructurar el catalogo sin necesidad de eliminar y volver a capturar pólizas, (Esta restructuración nos permite modificar movimientos llevados a una cuenta en forma continua durante algún tiempo y debería de ser a otra cuenta diferente).

15.- Modificación de MARCAS y ATRIBUTOS en forma masiva.

16.- Modificación MASIVA de pólizas extra presupuestales.

17.- Exportación, Modificación y Eliminación MASIVA de pólizas.

18.- Auxiliares contables por “REFERENCIA”, para un mejor análisis contable de las cuentas.

19.-  Manejo de las operaciones “POR CONTRATO” de bienes y servicios o de obra pública por separado en los compromisos generados en la operación, para poder devengar un contrato en partes.

20.- Control por separado de los “PASIVOS PERIÓDICOS” para su recordatorio de aplicación.

21.- Reportes automáticos de Cuentas por Pagar y por Cobrar donde se muestran: Histórico de Movimientos, Antigüedad de Saldos, Vencidos, Proyección (de Vencimientos), Aprovechamiento Pronto Pago, Auxiliar de Sueldos por Pagar, etc.

22.- Aumentos y Disminuciones (Manejo de Notas de Cargo y Notas de Abono).

23.- Control por separado del administrativo de “GASTOS POR COMPROBAR” adicional al control contable.

24.- “CONCILIACIÓN BANCARIA” diaria de una extraordinaria facilidad de manejo.

25.- “CATALOGO DE PERSONAL” generado por la importación de los XML de las nóminas de la entidad.

26.- Generación adicional del Estado Financiero de Origen y Aplicación de fondos por el método directo, que nos muestra en manera practica el movimiento de la chequera. Tenía $$$ al iniciar al día + Cobros del día $$$ - Los cheques librados o transferencias del día.

27.- Control administrativo de todos los MOVIMIENTOS POR AMORTIZAR, pólizas de seguros, fianzas, etc.

28.- Registro de las nóminas generadas a través de pólizas repetitiva o importación de archivo Excel o importación de archivos XML.

29.- Importación automática de los Presupuestos de la Entidad, Modificaciones Presupuestales en un área especial para el departamento o dirección de Planeación,

30.- Reportes de información Contable, Presupuestarios y Programáticos, así como Reportes por Entidad Federativa, (estos últimos por solicitud de 10 usuarios) ya que las autoridades fiscalizadoras solicitan algunos reportes especiales. Cabe hacer mención que los Reportes están diseñados en forma específica como los pide el CONAC.