Sistema CONFFYA® SCG - Contabilidad Gubernamental Armonizada

El sistema CONFFYA® SCG en su versión Gubernamental es un sistema de contabilidad gubernamental armonizado con la normatividad del CONAC, sencillo en su manejo e implementación, el más completo en el mercado y sobre todo el sistema estructurado con la mayor experiencia en su diseño y también en el negocio de servicio de la venta de software que no es solamente el tú me pagas y yo proveedor te entrego,  esta negociación es algo más profundo, requiere del conocimiento de lo que hay que tener atrás de la venta de este tipo de servicio, esto es, un respaldo que acompañe  este cambio de paradigmas de los departamentos contables de ser por décadas capturistas de pólizas. 

Paradigma que han seguido la mayoría de sistemas que existen en el mercado y que se presentan como sistemas armonizados, sin embargo, estas con ese hecho se alejan de la exigencia de ser un sistema transaccional, es decir que quien lleva a cabo el acto administrativo registrable, sea la misma persona que lleve a cabo el registro y no el envío de la documentación al departamento contable, por lo que se tiene que cuidar el hecho de que quien lo hace o ejecuta no es un contador público, sino que debe de ser la misma persona que lo ha venido haciendo desde siempre, por lo que aquí   bastante tuvo que ver en su diseño, la experiencia.  

La Contabilidad Gubernamental debe de procesarse según lo indica la normatividad del CONAC que fija características para el registro y emisión de información propias de herramientas informáticas conocidas como Sistemas Integrados de Información Financiera. Entre ellas, el registro e interrelación automática de las transacciones presupuestarias y contables , el registro único y la operación y generación de información en tiempo real.

Esto quiere decir que los registros contables deben de generarse desde el proceso administrativo y en forma automática generar tanto el registro contable como la afectación presupuestal en el momento contable que establece la Ley.

Todas las entidades, tanto públicas como privadas llevan a cabo operaciones administrativas para la adquisición de bienes o servicios ya sea para venta o para consumo, estas operaciones generalmente son la elaboración de pedidos u órdenes de compra, reciben posteriormente las facturas ya sean electrónicas o en papel como recordatorio de pago, alguna persona con atribuciones de autorizar pagos, autoriza el pago y otra persona elabora el cheque o transfiere el efectivo al proveedor de esos bienes o servicios.

La persona que hace los pedidos, sin saberlo registra en el presupuesto lo que la normatividad define como momento contable COMPROMETIDO, esta persona realizará su trabajo como siempre, no requiere saber de momentos contables, solo al igual que todos es registrar dentro del sistema la operación o transacción que realiza, en este caso el pedido que lleva a cabo, de igual forma las personas que reciben las facturas, al momento de hacerlo elaboran dicha recepción dentro del sistema para generar un contra recibo, de igual forma esta persona no sabe que su registro está generando el momento contable de DEVENGADO, en el cual también está registrando en la contabilidad el pasivo correspondiente.

La autorización del pago será el momento contable del EJERCIDO  y al igual que en las otras transacciones administrativas la persona que lo autoriza no requiere saber el nombre de este momento contable que marca la normatividad armonizadora, sin embargo, esta operación administrativa es casi seguro que será diferente a como se lleva a cabo en la actualidad en donde firman una serie de personas un documento e inclusive llevan varios sellos, este procedimiento puede seguirse haciendo, sin embargo, ese formato de autorización deberá de ser registrado dentro del sistema.

Por último y de igual forma tenemos el momento contable PAGADO que se ejecuta al momento de elaborar el cheque dentro del sistema o capturar la transferencia bancaria, esta acción además de generar el registro del momento contable presupuestal, lleva a cabo la cancelación del pasivo correspondiente.

Otro punto, QUIZÁ EL MÁS IMPORTANTE a considerar, es la estructura presupuestal, que dicho sea de paso es el meollo de la implementación del sistema, ya que no se puede manejar una contabilidad presupuestal sin presupuesto y lógicamente con una estructura especifica como lo marca la página 10 del capítulo segundo del manual de contabilidad, sin la cual, no podrían generarse los reportes presupuestales armonizados que marca dicho manual. Este es el problema principal de la implementación ya que en un gran porcentaje por no decir el 100% de los casos LAS ENTIDADES carecen de esta estructura obligatoria, la mayoría de entidades consideran como presupuesto solamente al elemento del objeto del gasto o partida dejando sin efecto todos los demás elementos de la estructura.

Este problema que es  mayúsculo y causado por la falta de planeación en la capacitación que se ha impartido hasta el momento como ya explicamos, CAME® lo salva con la experiencia que ya tenemos en la implementación de sistemas presupuestales ya que le apoyamos a estructurarlo como lo exige la Ley; regresando al tema de la estructura presupuestal, esta nos obliga a considerar los elementos armonizados marcados en la figura anterior  con una palomita y quedarían pendientes las mercada con una X que le pertenecen a las entidades según lo marquen sus reglamentos, estatutos (UR) y planes de desarrollo (PROGRAMAS,  PROYECTOS y MIR)

Una vez que tenemos estructurado y armado el presupuesto de la entidad en una base de datos de hoja de cálculo o de otro sistema de elaboración de presupuestos, procedemos a cargarlo o importarlo al sistema mediante una opción en forma automática. Veamos algunas otras facilidades adicionales a la carga del presupuesto que al respecto nos permite el sistema.

Según la entidad haya elaborado el presupuesto en cuanto al importe del mismo, el sistema si encuentra en la hoja de cálculo una sola columna de importe lo divide entre 12 y ajusta el importe en el mes de diciembre. Sin embargo, si la hoja de cálculo del presupuesto a cargar contiene los importes en forma mensual el sistema los importa de esa forma.

Estas opciones, además de permitirnos cargar en el sistema los presupuestos de Ingresos y Egresos de la entidad, partiendo de la CLAVE PRESUPUESTAL o PRESUPUESTARIA también nos permite crear la cuenta contable de orden correspondiente al presupuesto, por ejemplo, en el caso de egresos crea las cuentas 821 (Autorizado) a la 827 (Pagado) adicionándole a cada una de ellas y anteponiendo las cuentas acumulativas mencionadas es decir, si hay 100 claves presupuestales, el sistema crea en automático 700 cuentas de orden a fin de recibir en ellas los movimientos de los momentos contables presupuestales sin necesidad de entrar al Plan de cuentas a darlas de alta.

A partir de la carga de los presupuestos en el sistema, ya se puede iniciar la operación del mismo para que sea receptáculo de las operaciones de registro y control del ACTIVO FIJO o bienes como les denomina el CONAC, control de la Obra Pública con el reporte de Avance Físico/Financiero. Cabe hacer mención que el sistema desde su inicio cuenta con la importación de los archivos XML con su correspondiente validación con el SAT a fin de considerar la comprobación de las operaciones ya que se anexa a la póliza tal como lo exige el CONAC, (Ningún otro sistema cuenta con esta opción) por lo que no nos referiremos más a la parte general con que cuenta el Sistema por exigencia, solo indicaremos a continuación las utilidades con que a diferencia de otros sistema cuenta CONFFYA® SCG.