INTRODUCCIÓN
Pareciera que todos los sistemas de contabilidad fueran iguales, es decir, solo cargos y abonos, pero en realidad estos movimientos, corresponden solo a las entradas de datos para generar la información que se requiere para conocer de la actuación de una entidad, esta información puede ser tan sencilla o sofisticada como se requiera; sin embargo, aunque CAME CAPACITACIÓN Y SERVICIOS consideraba que con los sistemas que existen en el mercado era suficiente, a través de la experiencia en el manejo del despacho (contable) y de las solicitudes de información y tipo de servicio que requieren los clientes, hemos considerado que es tiempo que la profesión contable que se dedica al servicio independiente, tenga un sistema que reúna las características de facilidad, movilidad, consulta y sobre todo estandarizado, que permita dar el servicio que requieren los clientes de los despachos de contadores con rapidez y seguridad, así mismo, que le permitan a los clientes el poder consultar la información que requieran desde el lugar que ellos se encuentren. Este sistema además permite que pueda ser manejado directamente en la empresa y entonces la comunicación externa será del C.P. para esa base de datos, y así poder cumplir con una asesoría de calidad.
La experiencia en y con los despachos contables indican que gran parte de la información que requieren los clientes es la de bancos, misma que está ligada en forma directa con la cobranza a clientes y con el pago de pasivos y gastos; con la tecnología actual se puede realizar la cobranza cargando al banco y abonar al cliente en una misma operación o elaborar el cheque cargando al costo, gasto o pasivo con un abono simultaneo a bancos; esto da seguridad y rapidez a la vez que se puede obtener la información en todo momento. Si lo desea el cliente, puede generar los conceptos necesarios para su información, independientemente de los nombres de las cuentas contables a fin de obtener un listado bancario de entradas y salidas de efectivo pero de acuerdo a la Conceptualización administrativa del cliente, a esto le llamamos flujo de efectivo.
Al estar conectado en todo momento con el sistema fiscal podemos elaborar los cálculos fiscales en una forma rápida y sin conocimiento alguno de impuestos, por lo que el usuario puede estar informado de este punto en el momento que así lo considere pertinente.
El sistema cuenta con el control del activo fijo, con el objeto de elaborar los resguardos correspondientes, y también para elaborar el cálculo de la depreciación fiscal y financiera.
Elaboración de la conciliación bancaria.
Otras características que hacen diferente al sistema:
El sistema cuenta con una serie de catálogos generales que sirven para iniciar una contabilidad en una forma rápida y estandarizada, estos son:
Marcas.- Permite colocar marcas a los movimientos para indicar que tipo de documento la ampara, si tiene o no requisitos fiscales, etc.
CONCEPTOS DE MOVIMIENTOS.- Para agilizar la captura de pólizas.
Agrupadores.- Para generar información concentrada por concepto especifico, por ejemplo. Sueldos agrupa todas las cuentas de sueldos no importando si corresponden a producción, administración, venta, etc.
Atributos.- Con los que debe contar un determinado movimiento, por ejemplo. Firma de autorización en un crédito, verificación de cálculo de un descuento, etc.
Maestro de índices.- Una especie de catálogo de cuentas que contiene todas las características contables, fiscales, administrativas, etc. que sirve para iniciar el sistema con el catálogo de cuentas de la empresa pero con todas las ventajas contables, administrativas y fiscales.
CARACTERÍSTICAS DE OPERACIÓN:
Asignación de movimientos a cuentas, a través de conceptos se generan los asientos contables, por ejemplo. Si definimos el concepto Tel admón., al elaborar el cheque el sistema carga a la cuenta de Teléfono de Gastos de Administración con crédito al banco por el que se está elaborando el cheque; o si se desea el concepto Tel admón., puede ser el cargo al gasto con crédito al pasivo.
Captura de pólizas permite considerar dos referencias, esto es porque no en todas las cuentas tiene el mismo peso una referencia ejemplo., en el caso de un movimiento de bancos, la referencia principal es el número del cheque pero la secundaria puede ser el número del documento que se paga al proveedor, sin embargo, en el caso del proveedor la referencia principal será el número de factura que se paga y la secundaria sería el número de cheque; Esto sirve para la elaboración de conciliaciones de cuentas.
Durante la captura de la póliza, al momento de que una cuenta que se haya definido con atributo es tecleada presenta un listado de los atributos específicos de esa cuenta, que se deben de revisar y marcar como revisados, esto puede ser al 100% o en forma aleatoria.
EXPLICACIÓN GENERAL.
CAME – BISHE’ Software y Tecnologías de Información, empresa dedicada a facilitar el trabajo rutinario del contador público a través de herramientas de punta, ahora le presenta a usted el sistema que viene a llenar el vacío a la necesidad que Empresas y las Firmas profesionales tienen, en cuanto a la información financiera, contable y administrativa de las mismas.
En la actualidad la tecnología ha tenido un avance muy grande, misma que se debe utilizar, como una herramienta de nuestra época -la computación- que a diferencia del anticuado “Método de Registro por Pólizas”, CAME – BISHE’ Software y Tecnologías de Información, desarrolló el Sistema de Contabilidad Financiera, Fiscal y Administrativa (CONFFYA) que tiene las siguientes ventajas:
1. Solo requiere de la captura de los documentos fuente (compras, ventas, facturas de acreedores, etc.) en lugar de las pólizas.
2. La captura de documentos fuente no necesita personal especializado, ya que es muy fácil. El personal utiliza los mismos conceptos a que está acostumbrado, no existe separación alguna entre la práctica administrativa y de registro.
La captura de documentos no representa ningún trabajo extra ya que la mayoría son generados en forma automática por el sistema y los pocos que se requieran capturar de todas formas tendrían que capturarse.
3. Las características de cada concepto, la tasa del IVA y la cuenta contable que afectan, se definen previamente de tal manera que la captura del operador es fácil y rápida.
4. Las transacciones quedan registradas al mismo tiempo en que ocurren, por lo que le asegura información actualizada.
5. Las pólizas contables se generan en forma automática para ser exportadas al sistema contable de la Empresa o entidad.
6. Una vez que se captura o genera un documento este no puede ser eliminado solo se puede corregir o ajustar, dejando con esto una pista de auditoría del movimiento.
7. Produce una póliza de ingresos o de egresos por cada movimiento de efectivo, en forma automática.
8. Conciliación automática con solo capturar o importar los estados de cuenta del banco.
9. Elabora además, la contabilidad base de efectivo, es decir únicamente considerando los movimientos de entradas y salidas, considerando conceptos definidos por la empresa o entidad que pueden o no, coincidir con los conceptos (cuentas) contables.
10. Gran cantidad de reportes administrativo de control y productividad, exportables al procesador de palabras u hoja de cálculo de su preferencia.
Cualquier opinión de mejora al sistema se lo agradeceremos.
Atentamente.
BISHE’ Software y Tecnologías de Información, S.A. de C.V.